Effectief vergaderen

Niet iedereen is dol op vergaderen: het neemt vaak veel tijd in beslag, het is niet altijd even vruchtbaar en daarnaast zijn er heel veel andere zaken die je in de tussentijd had kunnen regelen. Maar wanneer je effectief gaat vergaderen, bespaar je tijd en kom je daarnaast ook nog eens tot goede resultaten. Op welke manier kun je effectief gaan vergaderen? Je leest het hier!

Het belang van een goede voorbereiding

Ga eerst na of vergaderen wel echt nodig is. Vaak worden er vergaderingen ingepland waarvan het nut eigenlijk niet eens bekend is en waarbij de uitkomst geen echte voordelen oplevert. Soms is een mail of telefoontje al voldoende. Is het wel van belang om te gaan vergaderen? Zorg dan voor een goede voorbereiding: bepaal de agenda en stuur deze naar de aanwezigen. Iedereen weet dan al wat er besproken gaat worden.

Misschien zijn er wel meer dan tien punten die je graag wilt bespreken. Toch is het niet altijd realistisch dat deze allemaal aan bod komen. Het is daarom slim om de  belangrijkste agendapunten bovenaan te plaatsen: deze worden dan sowieso besproken. Wellicht is er nog tijd over voor de minder belangrijke punten.

Vergader niet te lang

Effectief vergaderen betekent ook dat je niet te lang moet vergaderen. Laat een vergadering niet langer duren dan 1,5 uur. Zo is het voor iedere deelnemer makkelijker om zijn of haar aandacht erbij te houden. Wil je langer vergaderen, plan dan een kwartier pauze in tussendoor.

Zorg er ook altijd voor dat er iemand aanwezig is die aantekeningen maakt en na afloop naar iedereen kan versturen. Op deze manier kan de rest zich goed concentreren en krijgen ze na afloop alle belangrijke punten.

Overige aandachtspunten

Wat kun je nog meer doen om effectief te vergaderen? Het is bijvoorbeeld slim om voor een externe vergaderlocatie te kiezen. Daarnaast is het ook slim om onnodige zaken af te schaffen, zoals de rondvraag of een ontmoetingsmoment waarbij iedereen gezellig bijpraat. Hier kun je altijd een ander moment voor inplannen. Zorg er daarnaast voor dat de vergadering  op tijd start, ook als niet iedereen aanwezig is.